So rechnen Sie Ihren Firmenwagen korrekt ab

Viele Unternehmer haben in der zeit- und kostenintensiven Gründungsphase keine finanzielle Kapazität für einen eigenen Firmenwagen und nutzen deshalb ihren Privat-PKW. Umgekehrt ziehen es manche Gründer aus steuerlichen Gründen vor, einen Firmenwagen anzuschaffen und diesen auch privat zu nutzen. Doch wie ist in solchen Fällen bei der Steuerabrechnung vorzugehen?

Im Fall, dass ein privater PKW zu Firmenzwecken genutzt wird, gibt es bei der Abrechnung zwei Möglichkeiten: Entweder der Unternehmer stellt pauschal für jeden gefahrenen Kilometer einer betrieblich bedingten Fahrt 30 Cent in Rechnung, oder er setzt die tatsächlichen Aufwendungen ab – hierfür müssen jedoch entsprechende Belege bewahrt werden.
Wird der Firmenwagen auch für private Zwecke genutzt, muss an erster Stelle ermittelt werden, welche Fahrten privater Natur waren. Dies gilt beispielsweise für Fahrten nach Geschäftsschluss oder im Urlaub. Diese Fahrten sind wie zusätzliches Einkommen zu versteuern; hier gibt es zwei Optionen:

1. Die Ein-Prozent Pauschale
Diese Abrechnungsmethode kann nur angewendet werden, wenn mindestens die Hälfte der Nutzung betrieblich ist. Als Belege für eine solche Nutzung sind genaue Einträge im Kalender oder Aufstellungen von Reisekosten zulässig. In der Abrechnung wird dann pro Monat einfach ein Prozent des Bruttolistenpreises angesetzt. Bestimmte Sonderausstattung muss inkulsive Umsatzsteuer hinzugerechnet werden – Navigationsgeräte ab Werk gehören dazu, Autotelefone oder transportable Navis hingegen nicht.

2. Das Fahrtenbuch
Diese Methode ist wesentlich aufwendiger, aber auch genauer – was eventuell Kosten sparen kann. Im Fahrtenbuch sind alle Fahrten mit einer Kennzeichnung nach privaten und Geschäftlichen Wegen aufzuführen und mit den entsprechenden Belegen zu ergänzen. Bei Dienstfahrten müssen Datum, Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt sowie Reiseziel, Route, Reisezweck und besuchte Geschäftskontakte angegeben werden, während bei Privatfahrten die Kilometerangaben ausreichen.

WICHTIG: Das Finanzamt akzeptiert nur Fahrtenbücher in sogenannter geschlossener Form, d.h. so geführt, dass keine nachträglichen Einträge mehr möglich sind. Außerdem müssen Einträge unmittelbar nach der Fahrt getätigt werden. Nachträgliche Vervollständigung ist strafbar!


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